बैठक को सम्बोधित करते हुए एडिशनल एसपी दुर्गा प्रसाद तिवारी ने कहा कि यह त्योहार सभी लोगो को मिलजुलकर मनाना चाहिए, जिससे कि गंगा जमुनी तहजीब कायम रहे. कहा कि त्यौहार में किसी भी प्रकार से अराजकता बर्दाश्त नहीं की जाएगी.
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पदाधिकारियों ने बताया कि आरोपित मंत्री से सदस्यों का नाम व समिति का जायजा लेने पर वह भड़कते थे तथा कागजात दिखाने से इनकार कर देते थे. फर्जीवाड़ा की जानकारी तब हुई जब समिति के प्रबंधक रामप्रसाद, उपाध्यक्ष बलिराम प्रजापति ,महावीर, जितेंद्र व मनोज आजमगढ़ मंडल चिटफंड कार्यालय में जाकर द्वितीय पत्रवाली निकलवाए तो पता चला कि सभी सदस्यों का हस्ताक्षर फर्जी है.
वृक्षारोपण और जिला गंगा समिति की बैठक जिलाधिकारी सौम्या अग्रवाल ने कलेक्ट्रेट सभागार में ली. उन्होंने डीएफओ श्रद्धा यादव को निर्देश देते हुए कहा कि जहां पर भी पौधे अब तक लगाए गए थे अगर वह खराब हो गए हों तो उनकी जगह नए पौधे लगाए जाएं और उन को सुरक्षित रखा जाए.
बैठक में प्रभारी निरीक्षक ने कहा कि व्रत व त्योहार आपसी सौहार्द का प्रतीक है. उन्होंने कहा कि श्रावण मास भगवान शंकर का मास है. सभी क्षेत्र के मंदिरों पर पुलिस अपनी ड्यूटी में रहेगी. कही भी दर्शन आदि चीजो के लिये कुछ गड़बड़ी न हो. नगर व कोतवाली क्षेत्र के ग्रामीण इलाकों में निकलने वाले तजिया जुलुस शांति पूर्वक निकले कही कोई अप्रिय घटना न हो. नगर पंचायत के कर्मियों को निर्देश दिया गया कि साफ-सफाई एवं पेयजल की व्यवस्था सुदृढ़ हो.