इस द्विवार्षिक अधिवेशन में मुख्य निर्वाचन अधिकारी की भूमिका में प्रांतीय महामंत्री अंबा प्रकाश शर्मा ने संगठन की कार्यकारिणी की चुनावी प्रक्रिया से सभी को अवगत कराते हुए कुल 10 पदों के सापेक्ष 5 पदों पर चुनाव एवं 5 पदों को मनोनीत किए जाने व आवश्यकतानुसार कुछ अन्य पदों के सृजन का प्रावधान बताया.